5 Automatisierungsstrategien für mittelständische Unternehmen – mit Praxisbeispielen

Meta-Description: Entdecken Sie 5 praxiserprobte Automatisierungsstrategien für den Mittelstand – inklusive konkreter Beispiele aus Buchhaltung, HR, Kundenservice und mehr.

Warum Automatisierung gerade für den Mittelstand relevant ist

In Zeiten von Fachkräftemangel, Kostendruck und Digitalisierung stehen mittelständische Unternehmen vor der Herausforderung, effizienter zu arbeiten – ohne die Mitarbeiter zusätzlich zu belasten. Genau hier setzt die Prozessautomatisierung an: Sie spart Zeit, senkt Kosten und sorgt für Skalierbarkeit.

Doch wie gelingt der Einstieg – und welche Automatisierungsstrategien lohnen sich wirklich?

1. Klein anfangen – groß denken

Strategie: Beginnen Sie mit klar umrissenen, repetitiven Prozessen mit hohem Volumen und Fehleranfälligkeit.

Beispiel: Ein mittelständischer Großhändler automatisiert den Abgleich von Kundenbestellungen aus dem Webshop mit seinem ERP-System – und spart pro Tag über 2 Stunden manueller Arbeit.

Tipp: Tools wie UiPath, Power Automate oder EMMA sind ideal für einfache RPA-Projekte.

2. HR-Prozesse entlasten und beschleunigen

Strategie: Automatisieren Sie wiederkehrende HR-Aufgaben wie Onboarding, Zeiterfassung oder Urlaubsanträge.

Beispiel: Ein Maschinenbauunternehmen automatisiert das Onboarding: Vertragsdaten werden aus der Bewerberdatenbank übernommen, automatisch in Dokumente eingefügt und intern verschickt.

Vorteil: Der HR-Aufwand pro Neueinstellung reduziert sich um bis zu 40 %.

3. Rechnungsverarbeitung digitalisieren

Strategie: Nutzen Sie Automatisierung in der Buchhaltung – insbesondere bei Eingangsrechnungen, Belegerkennung und Zahlungsabgleich.

Beispiel: Ein mittelständischer Dienstleister verarbeitet monatlich 600 Rechnungen automatisch mit OCR und RPA – inklusive Prüfungslogik und DATEV-Export.

Ergebnis: Reduzierte Durchlaufzeit, keine Medienbrüche und revisionssichere Ablage.

4. Kundenservice automatisieren – ohne an Qualität zu verlieren

Strategie: Automatisieren Sie Standard-Anfragen, zum Beispiel per Chatbot, Ticketrouting oder E-Mail-Kategorisierung.

Beispiel: Ein IT-Systemhaus setzt einen Bot ein, der Supporttickets nach Stichwörtern vorsortiert und Eskalationen automatisch erkennt.

Ergebnis: Schnellerer First-Level-Support, besseres SLA-Management, zufriedene Kunden.

5. Prozesse analysieren, bevor Sie automatisieren

Strategie: Nutzen Sie Process Mining, um herauszufinden, welche Prozesse sich lohnen – bevor Sie sie automatisieren.

Beispiel: Ein produzierendes Unternehmen identifiziert durch Process Mining ineffiziente Abläufe im Bestellprozess – und optimiert diesen vor der Automatisierung.

Ergebnis: Mehr Transparenz, weniger Wildwuchs in der Automatisierung.

Fazit: Automatisierung strategisch angehen – nicht kopflos

Automatisierung ist kein Selbstzweck. Gerade im Mittelstand geht es darum, gezielt zu investieren, schnell spürbare Effekte zu erzielen und Lösungen zu wählen, die sich einfach integrieren lassen. Tools wie EMMA bieten dabei eine DSGVO-konforme, skalierbare Lösung speziell für den deutschen Mittelstand.

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